Elément crucial d’une organisation, l’approvisionneur a la lourde responsabilité d’effectuer les commandes de produits nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. Souvent sous la responsabilité de l’acheteur, il s’occupe de déclencher les commandes, dans le cadre du contrat défini, en s’assurant de commander les bonnes quantités, au bon moment, afin que l’entreprise puisse produire, mettre en stock et livrer dans les temps ses clients. Souvent confronté à une absence de visibilité sur la prévision effectuée, l’approvisionneur doit s’assurer de n’avoir ni de surplus de stock, ni de rupture de stock, ni de retard client. En proie à des prévisions fluctuantes et des besoins changeants, il doit aussi faire face à une certaine rigidité du côté des fournisseurs. Autant d’éléments qui font de l’approvisionnement un métier stressant, d’autant plus en l’absence d’outil supply chain collaboratif favorisant la visibilité !
Approvisionneur : une fonction centrale de l’entreprise
L’approvisionneur travaille en lien étroit avec le demandeur, l’acheteur et la comptabilité. Son travail consiste à établir, envoyer et suivre les commandes passées par l’entreprise à destination des fournisseurs externes. Rattaché au service logistique, achat ou commercial, l’approvisionneur a pour mission d’optimiser les approvisionnements : délais, coûts, qualité, quantité… En outre, l’évolution de la Supply Chain a profondément modifié cette fonction, qui est aujourd’hui centrale pour les entreprises.
Les principales missions de l’approvisionneur sont les suivantes :
- Définir et suivre la politique de gestion des stocks de l’entreprise ;
- Mettre en place les plans d’approvisionnement, en utilisant les prévisions existantes ou non ;
- Traiter les commandes et assurer leur suivi depuis leur émission jusqu’à leur livraison.
Approvisionneur et acheteur : quelles différences ?
L’approvisionneur ne doit pas être confondu avec l’acheteur. Tandis que l’acheteur achète une prestation, l’approvisionneur gère l’aspect physique et logistique lié à l’achat de cette prestation. Ainsi, l’acheteur a pour mission d’optimiser les coûts d’achat pour assurer la rentabilité de l’entreprise. L’approvisionneur garantit quant à lui l’approvisionnement, en s’assurant que les produits soient disponibles en temps et en heure. Il veille également à éviter les ruptures et à optimiser les stocks. En somme, la fonction de l’acheteur est stratégique et économique ; celle de l’approvisionneur est stratégique et opérationnelle.
Les enjeux de l’approvisionneur
§ Veiller au respect des procédures d’achat
L’approvisionneur doit s’assurer que tous les achats réalisés respectent les procédures définies par l’entreprise. Pas question en effet d’outre-passer les autorisations ou d’improviser en matière de fournisseur ou de taille de lot par exemple. Ainsi, le rôle de l’approvisionneur est autant opérationnel que stratégique : il doit piloter les achats mais également prendre de la hauteur de sorte que les approvisionnements s’inscrivent dans la politique de l’entreprise. En somme, l’approvisionneur doit garder l’œil sur les objectifs fixés par l’entreprise et prendre des décisions qui s’y conforment.
§ Anticiper les délais fournisseurs
L’approvisionneur est en lien étroit avec les fournisseurs. Aussi, il se doit de connaître le planning de ses fournisseurs pour anticiper au mieux leurs délais. Vacances, période de suractivité, allongement des délais de production… Chaque facteur susceptible d’impacter les délais fournisseurs doit être anticipé de sorte que les approvisionnements arrivent en bonne quantité, au bon moment.
§ Assurer la mise à disposition des achats en temps et en heure
L’activité principale de l’approvisionneur repose sur la réalisation des commandes. Il doit ainsi s’assurer que les quantités exactes seront reçues en temps et en heure pour le bon déroulé de l’activité de l’entreprise. Délais, coûts, quantités… L’approvisionneur est tenu de trouver les meilleures prestations et d’optimiser la logistique des approvisionnements.
§ Faire face aux imprévus
Rupture de stock côté fournisseur ou allongement du délai de livraison, l’approvisionneur se doit de trouver des solutions au plus vite. Dans le cas contraire, l’activité de l’entreprise dans son ensemble s’en trouve impactée : stocks, supply chain, clients… L’approvisionneur doit ainsi s’adapter en continu pour que les aléas ne se répercutent pas sur l’activité de l’entreprise.
§ Régler les litiges
L’approvisionneur a pour mission de régler les litiges avec les fournisseurs, en cas de produit manquant ou défectueux notamment. Il s’agit-là d’un enjeu majeur pour l’approvisionneur : en lien étroit avec les fournisseurs, il doit s’assurer de la qualité de leur prestation pour que les process en aval puissent se dérouler sans accroc.
Approvisionneur : une fonction pivot aux missions variées
Achats, supply chain, fournisseurs, clients, stocks, stratégie, opérations, suivi : l’approvisionneur est une fonction pivot. En échange permanent avec toutes les fonctions de l’entreprise, il doit accorder les violons pour assurer l’harmonie générale. Ainsi, l’approvisionneur coordonne les opérations en fonction des contraintes des fournisseurs, des fonctions achats, de la production et de la logistique.
§ Approvisionneur et fournisseurs
L’approvisionneur participe à l’étude de marché des fournisseurs, en travaillant conjointement avec les acheteurs sur l’appel d’offres. Une fois la sélection réalisée – conformément aux procédures d’achat –, il passe les commandes. Après réception des produits, l’approvisionneur procède à une vérification à l’issue de laquelle il accepte ou non la livraison. Si les produits sont conformes, ils peuvent être stockés ; s’ils ne le sont pas, l’approvisionneur les retourne au fournisseur et gère le litige.
§ Approvisionneur et achats
Lorsque le choix du fournisseur est fait, la fonction achats sélectionne et négocie une prestation. L’approvisionneur se charge ensuite de calculer les besoins de l’entreprise pour passer commande auprès du fournisseur.
§ Approvisionneur et production
Dans la mesure où il coordonne les approvisionnements, l’approvisionneur sait quand les produits seront disponibles et en quelle quantité. Il travaille donc étroitement avec la fonction production pour suivre au mieux la réception des produits. Certains logiciels spécialisés permettent d’ailleurs à l’approvisionneur de planifier les activités avec plus de facilité.
§ Approvisionneur et logistique
L’approvisionneur synchronise les opérations logistiques de l’entreprise : réception, stockage, expédition, livraison… Son rôle est de superviser la chaîne pour assurer la fluidité des process.
Qu’est-ce qu’un approvisionneur idéal ?
Tout comme ses missions et ses interlocuteurs, les compétences de l’approvisionneur idéal sont variées :
§ Capacité d’adaptation et résistance au stress
Méthodique, l’approvisionneur doit se positionner comme garant du rendement de l’entreprise et du bon déroulé des opérations. Il doit alors montrer une forte capacité d’adaptation ainsi qu’une bonne résistance au stress. Ce stress est inhérent à sa position qui est au carrefour de nombreuses activités de l’entreprise (commerce, production, contrôle qualité, etc).
§ Aisance relationnelle et sens de l’organisation
L’approvisionneur est en relation continue avec des acteurs internes et externes. Il doit répondre à de nombreux enjeux, réaliser des missions variées et coordonner des acteurs aux contraintes diverses. Ainsi, l’approvisionneur doit avant tout faire preuve d’un excellent sens du relationnel et d’une organisation sans faille. De plus, son périmètre opérationnel est souvent large avec des milliers de références à gérer.
§ Connaissance de la supply chain et exploitation de la prévision
Pour assurer le bon déroulé des opérations, l’approvisionneur se doit de connaître parfaitement les process de la supply chain de son entreprise. Il est en effet primordial qu’il sache quelle quantité de produit est nécessaire à quel endroit et à quel moment pour garantir la fluidité du processus. L’approvisionneur doit par ailleurs souvent pallier le manque de prévisions : si l’entreprise enregistre une forte saisonnalité, les approvisionnements devront correspondre aux périodes hautes et aux périodes basses. Il n’est donc pas rare que la fonction prévision incombe implicitement à l’approvisionneur. Tout l’enjeu est ici d’éviter toute rupture ou tout surstock.
§ Connaissance de la réglementation, notamment douanière
En tant qu’intermédiaire entre les fournisseurs et l’entreprise, l’approvisionneur doit s’assurer que les approvisionnements respectent les diverses réglementations en vigueur. L’approvisionneur idéal maîtrise donc les réglementations douanières, en particulier si son entreprise s’ouvre à l’international. De plus, la connaissance des incoterms (International Commercial Terms) est indispensable pour éviter tout litige et toute mauvaise surprise lors des livraisons.
En somme, l’approvisionneur idéal est un drôle d’oiseau : pluridisciplinaire et sur tous les fronts. Garant du bon déroulé des opérations, il occupe une fonction pivot qui fait de lui un acteur stratégique de l’entreprise. Pourtant, il est parfois difficile de concilier les impératifs de tous les acteurs qu’il coordonne. L’approvisionneur évolue dans un milieu hostile fortement soumis aux aléas et assez stressant.
Le stress de l’approvisionneur : la volatilité de la prévision en amont, face à la rigidité de l’engagement en aval
L’approvisionneur, un poste trop souvent aveugle des prévisions
Situé en bout de chaîne de la supply chain, il n’est pas rare que l’approvisionneur subisse les aléas survenus en amont, par effet boule de neige. Souvent aveugle du besoin, l’approvisionneur se retrouve face à un système (ERP, APS…) qui lui demande de commander 10 fois plus de pièces que d’ordinaire, sans savoir s’il s’agit d’une erreur ou de la conséquence d’une série de décisions prises en amont. Est-ce que c’est parce qu’il y a un nouveau stock de sécurité ? Une grosse commande ? Une nouvelle prévision ? Une nouvelle taille de lot ? Une erreur dans le stock ? Mystère et boule de gomme. L’approvisionneur fait face à une variation constante de son besoin et de sa demande, sans en connaître les causes sous-jacentes. En plus d’une demande extrêmement fluctuante, il fait face à des règles de gestion changeantes. Du jour au lendemain, on lui demande de faire des virages à 180°, d’annuler des produits déjà commandés, d’en commander de nouveaux, de rectifier des commandes… Sauf qu’en aval, il fait face à des fournisseurs avec des délais de livraison contraints. Si le fournisseur est à l’autre bout du monde, le délai de livraison de 4 mois ne peut être réduit, même avec toute la bonne volonté du monde. Sauf en passant par du transport alternatif (type aérien), mais dans ce cas quid du bilan carbone et du prix.
Des engagements fournisseurs par nature rigides
Dans la distribution spécialisée ou même dans l’industrie, il n’est pas rare qu’un approvisionneur ait jusqu’à plusieurs mois de lead time, avec des règles d’expédition fournisseurs particulières. Par exemple, avec son fournisseur asiatique, il sait que le Nouvel An chinois perturbera le processus. Vis-à-vis de ses fournisseurs, l’approvisionneur fait donc face à une certaine rigidité, qui fait qu’il ne peut pas changer ses plans du jour au lendemain. En interne, on lui demande pourtant de faire preuve d’une grande agilité, pour s’adapter constamment aux changements de plan de dernière minute et gérer les urgences… Ces impératifs antinomiques placent l’approvisionneur dans un stress permanent. Car en plus de ses responsabilités visant à faire respecter leurs contrats et délais aux fournisseurs, l’approvisionneur doit prendre des engagements fermes, pour de l’horizon long terme, qui peuvent coûter cher à l’entreprise. En effet, la qualité de son travail a un impact direct sur son BFR (Besoin en Fond de Roulement).
Par ailleurs, son poste exige une excellente maîtrise des produits mais aussi des flux associés, pour être capable de déceler une commande anormale, mesurer des risques potentiels sur la qualité ou les délais ou encore maitriser des alternatives possibles.
L’approvisionneur de demain : les évolutions du métier
Le métier d’approvisionneur ne cesse d’évoluer. De nouvelles problématiques émergent avec notamment, des pénuries de plus en plus fréquentes. Pour les approvisionneurs, il faut désormais trouver des stratégies de repli et anticiper ces situations potentiellement critiques, pour viser la performance sur le long terme et préserver son chiffre d’affaires.
L’importance de savoir gérer les pénuries
Les situations de pénurie sont désormais fréquentes et touchent quasiment tous les secteurs. Elles impactent à la fois les particuliers et les entreprises, qui doivent à présent faire en sorte de trouver les meilleures stratégies d’adaptation possible.
Ainsi, au cours des derniers mois, certaines entreprises agro-alimentaires ont fait le choix de changer leur recette ou le type d’emballage utilisé pour mieux faire face aux pénuries de moutarde, d’huile ou bien encore de contenants en verre.
Survenant suite aux différentes crises sanitaires, politiques, économiques ou énergétiques, les pénuries ont eu pour effet de faire exploser certains coûts, notamment, ceux du transport. En Chine, le prix d’un conteneur a par exemple été multiplié par 10 durant la crise Covid. Ce qui a poussé les entreprises à trouver des stratégies d’adaptation et notamment, à trouver des fournisseurs moins éloignés géographiquement, sur le territoire français ou européen.
D’autres pénuries seront sans doute à venir au cours des prochains mois voire des prochaines années. La supply chain a donc tout intérêt à anticiper dès à présent ces situations en réfléchissant en amont à différentes stratégies d’adaptation.
Dans ce contexte, l’approvisionneur doit veiller à sécuriser le sourcing fournisseur. La supply chain doit rester la plus flexible possible. Il faut donc faire en sorte de trouver des fournisseurs alternatifs, qui soient suffisamment formés, équipés et réactifs, afin de produire rapidement et dans de grandes quantités si nécessaire.
De plus, l’approvisionneur doit garder un contact régulier avec ses fournisseurs. Par exemple, en les sollicitant régulièrement dans l’année pour livrer de petites quantités. Ainsi, ils seront plus enclins à collaborer aux moments les plus critiques.
Alors que les délais ont globalement tendance à s’allonger, l’approvisionneur doit anticiper les retards en permanence. Il peut constituer du stock notamment sur des produits ou matières premières dont le coût devrait s’élever ou qui risquent d’être en pénurie dans les prochains mois. Ainsi, il s’assure que son entreprise dispose des bons stocks au bon moment.
Autre bon réflexe : évaluer en permanence le risque fournisseur, en considérant systématiquement le risque économique et le risque pays. Ces éléments en main, il sera plus facile de bien piloter la planification S&OP et de trouver des stratégies de repli, au cas où le fournisseur habituel n’ait plus la capacité d’honorer les commandes dans les conditions fixées.
D’autres stratégies peuvent être adoptées pour faire face à des problèmes d’approvisionnement. Par exemple, limiter la largeur de la gamme. En B2C, cette stratégie peut permettre de faire des économies en limitant le stock ou la fréquence des réassortiments.
Quelle que soit la stratégie adoptée, l’approvisionneur doit faire preuve de vigilance et anticiper aux mieux les aléas pour qu’une pénurie n’impacte pas les activités de l’entreprise. Si son rôle ne consiste pas à prendre les décisions stratégiques, l’approvisionneur est amené à être en lien de plus en plus étroit avec les fonctions stratégiques pour remonter les informations nécessaires à la prise de décision.
Savoir maîtriser les data
Au cours des dernières années, les données se sont multipliées. Les data sont partout ! Toutefois, ces dernières ne sont pas toujours bien exploitées par les entreprises. D’abord, parce qu’elles sont souvent réparties dans les différents services. Or, il est aujourd’hui fondamental de centraliser ces données pour que l’approvisionneur ait une vision globale et puisse opter pour les meilleures stratégies d’approvisionnement.
Ces informations peuvent être centralisées via des solutions qui intègrent l’intelligence artificielle, telles que le logiciel Colibri S&OP. Un outil qui permet d’avoir accès à toutes les données, de réaliser des prévisions précises et de les partager avec ses collaborateurs très aisément, en quelques clics.
Opter pour l’automatisation des approvisionnements
Actuellement, la digitalisation s’empare de tous les secteurs de l’entreprise et accélère l’automatisation de certaines tâches, en particulier celles dont la valeur ajoutée est faible. Ainsi, à présent, l’utilisateur n’a plus qu’à prendre des décisions, pendant que la machine se charge de les appliquer !
Dans ce contexte, l’automatisation gagne du terrain, notamment au sein de la supply chain. De plus en plus de solutions proposent l’automatisation des approvisionnements. De nombreux bénéfices sont à la clé, comme par exemple, une amélioration de la satisfaction client.
Tout en mettant en place une distribution en continu et en augmentant ses espaces de stockage, le géant Amazon a par exemple automatisé ses approvisionnements. L’objectif : répondre au plus près des besoins des clients et proposer une livraison en un temps record. Ainsi, l’automatisation des approvisionnements a contribué à déployer une supply chain parfaitement adaptée et optimisée, pour assurer une satisfaction clientèle élevée.
L’automatisation via l’utilisation d’intelligence artificielle est intéressante à plus d’un titre. Notamment, pour les calculs de prévision, la planification, les alertes et les décisions. En effet, les robots sont désormais capables de suivre à la lettre des stratégies définies au préalable.
Pour aller encore plus loin, on peut aussi coupler ces nouvelles technologies avec l’algorithmie avancée. Une innovation qui permet de définir automatiquement quel algorithme est le plus pertinent, en fonction des profils comportementaux, de certains périmètres, marchés ou produits. Ces outils du futur sont capables de choisir le meilleur algorithme possible mais aussi de décider à quel niveau le lancer.
En définitive, c’est tout un panel de nouveaux outils intelligents qui sont donc à découvrir et à tester. Toutefois, pour les approvisionneurs, mieux vaut se concentrer sur les outils réellement utiles et performants plutôt que de succomber à une puissance algorithmique trop complexe. La solution choisie doit en effet apporter un vrai gain pour les utilisateurs, en aidant par exemple les approvisionneurs à mieux maîtriser leurs stocks et leurs approvisionnements au quotidien. L’automatisation doit ainsi permettre à l’approvisionneur de profiter de meilleures conditions de travail pour se concentrer ensuite, sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Autre point important : l’outil choisi doit être facile à prendre en main et simple d’utilisation. Ainsi, les collaborateurs pourront intégrer la nouvelle solution plus facilement dans leur routine de travail. Dans l’idéal, pour gagner en rapidité et en fiabilité, privilégiez un outil qui structure rapidement les process. Les solutions d’automatisation des approvisionnements sont parfois très lourdes et complexes à déployer ce qui entame l’efficacité… D’autant que, pour automatiser, il est nécessaire de disposer de données irréprochables !
Les bénéfices d’un outil supply chain pour l’approvisionneur
Loin d’être un simple gadget, un bon outil de supply chain est capable d’aider l’approvisionneur dans ses différentes tâches quotidiennes. Notamment, en lui permettant de traiter plus facilement certaines variabilités, de disposer d’un référentiel et de mieux gérer les relations fournisseur.
Un outil qui permet de gérer la variabilité du coût et de la demande
Au quotidien, les approvisionneurs doivent gérer la variabilité du coût et de la demande. Une problématique inhérente à l’activité de l’entreprise.
Dès lors, deux cas de figure possibles. Soit estimer que la variabilité est une contrainte, soit l’envisager comme un avantage concurrentiel. Dans ce second cas, l’approvisionneur doit s’organiser pour gérer correctement cette variabilité. Et c’est dans cette optique que l’approche S&OP a un réel intérêt.
Un bon outil S&OP est en effet capable d’apporter à la direction une visibilité transverse sur ses opérations. Ainsi, la direction peut prendre des décisions stratégiques pour fluidifier la supply chain et le travail de l’approvisionneur s’en retrouve facilité.
Bien que la prévision à court terme puisse changer, il s’agit de faire des prévisions à 24 mois, et de prendre des décisions en fonction des taux de fluctuation de la demande, sur chaque famille, produits et clients. En prenant en compte la variabilité de la demande et en la pondérant selon l’importance des produits, l’entreprise définit la marche à suivre pour chaque produit.
L’ensemble du processus supply chain est davantage structuré et l’approvisionneur gagne en sérénité, car il sait quelles règles de gestion appliquer pour maîtriser son flux plutôt que de le subir.
Pouvoir disposer d’un référentiel
Un bon outil S&OP permet à l’approvisionneur d’avoir un référentiel. Ainsi, l’approvisionneur sait dans quelle mesure il peut dépenser l’argent de l’entreprise.
De plus, grâce à cet outil, il lui est plus facile de remonter l’information, en cas d’écarts.
Ce n’est pas pour rien que l’approvisionneur est souvent appelé « gardien du coffre-fort de l’entreprise ». Pour mener à bien sa mission, il a besoin de savoir ce qui rentre et sort du coffre-fort, afin de garder les lingots bien au chaud !
Une meilleure gestion de sa relation fournisseurs
Pour que les négociations et réajustements de dernière minute soient plus facilement acceptés par les fournisseurs, l’approvisionneur a tout intérêt à développer une bonne relation avec eux, en les considérant comme de véritables partenaires.
Pour ce faire, il est important de garder en tête que l’approvisionneur prend le rôle de prévisionniste auprès du fournisseur.
Charge à lui de ne pas reproduire les erreurs effectuées en amont, en faisant en sorte d’apporter le plus de visibilité possible au fournisseur, en étant parfaitement transparent.
Cette approche gagnant-gagnant n’est possible que si l’approvisionneur dispose d’un bon outil de supply chain tel qu’un outil S&OP performant.
Gestion des approvisionnements : X critères pour choisir le bon outil S&OP
Dans un univers en perpétuel mouvement, un bon logiciel S&OP facilite considérablement le travail des approvisionneurs. Certaines fonctionnalités intégrées aux solutions du marché s’avèrent particulièrement intéressantes, comme :
- La centralisation des données.
L’absence de visibilité constitue la principale problématique de l’approvisionneur. Historiques, archives de prévision, tailles de lots, réceptions planifiées, stocks de sécurité… Avec un outil S&OP bien pensé, toutes les informations sont centralisées au même endroit. Plus besoin de fouiller dans des fichiers Excel dispersés dans l’entreprise, d’essayer d’interroger l’ERP ou de téléphoner à d’autres services pour comprendre pourquoi le système a commandé tant de tel produit.
- Des simulations et des calculs simplifiés.
Un bon outil S&OP doit proposer des modèles statistiques compréhensibles, connus et éprouvés. Il doit déployer une approche métier adaptée mais aussi, évolutive, pour faciliter les simulations et calculs de l’approvisionneur.
- Flexibilité et modularité pour tous.
Un bon logiciel S&OP doit offrir une vue agrégée mais, également, détaillée. Les meilleurs outils offrent un bon niveau de granularité, c’est à dire un degré très élevé de détail de l’information. Tous les collaborateurs peuvent ainsi trouver le niveau d’analyse qu’ils désirent.
- Des fonctionnalités qui s’adaptent à toutes les tâches de l’approvisionneur.
Un bon outil S&OP doit rendre possible le travail par exception ou encore le découpage en groupes de planification. De plus, il doit pouvoir aider à la gestion multi-fournisseurs ou multi-unités, afin de passer de l’une à l’autre à tout moment.
Colibri S&OP : un outil qui aide l’approvisionneur à gagner en efficacité et en sérénité
Vous l’aurez compris : le stress de l’approvisionneur se caractérise par un manque cruel de visibilité sur les prévisions, les règles à appliquer et l’explication de la génération du besoin.
Un outil comme Colibri S&OP est idéal pour les approvisionneurs. Ce logiciel leur donne en effet plus de visibilité et la possibilité de collaborer davantage avec les différents services pour comprendre la demande. De quoi prendre soin de ses fournisseurs, en bout de chaîne.
De plus, avec un outil S&OP tel que Colibri, l’approvisionneur accède à un écran d’analyse de variabilité, qui permet de comparer un plan de la demande à un autre. Ainsi, si depuis des mois l’approvisionneur commande 100 pièces d’un produit et que le système lui demande soudainement d’en prendre 1000, il pourra facilement comprendre pourquoi et vérifier qu’il ne s’agisse pas d’une erreur.
Enfin, en cas de doute, l’aspect collaboratif du logiciel permet de facilement poser des questions aux personnes concernées, par exemple au prévisionniste. L’échange restera enregistré dans le système, afin qu’il soit facile de retrouver l’information donnée si la même situation venait à se reproduire.
Avec Colibri, l’approvisionneur peut faire preuve de plus d’agilité, dans la mesure où il maitrise sa marge de manœuvre. Gérer des milliers de produits n’est plus une contrainte insurmontable et chronophage : l’approvisionneur gagne en sérénité et en performance.
Intelligent, ergonomique et collaboratif, Colibri S&OP intègre des fonctionnalités claires et efficaces. Ainsi, les approvisionneurs peuvent se consacrer aux tâches à plus forte ajoutée et réinventer leur métier !
