Introduction
Tout DSI ou responsable de projet Supply Chain a déjà rencontré au moins une fois cette problématique : démontrer la réussite d’un projet IT. L’indicateur communément utilisé pour estimer la réussite d’un projet est le ROI (Return on Investment, Retour sur Investissement en français). De manière synthétique, cela revient à comparer le coût de l’investissement effectué avec le gain estimé. Cet indicateur de profitabilité est très utilisé, mais ne prend pas en compte l’impact intangible d’une solution sur le business, par exemple le niveau de stress des employés, la collaboration des équipes.
Si l’on souhaite prendre en compte l’impact financier (donc tangible) ET la valeur intangible d’une solution il faudra alors plutôt calculer le ROV (Return On Value, ou retour sur valeur). Cet indicateur prend en compte les indicateurs quantitatifs (investissement financier, coûts, temps, niveau de stocks…) mais aussi qualitatifs (communication au sein des équipes, diminution du stress des collaborateurs, structuration des processus…). De cette manière le ROV peut s’appliquer à des solutions où il y a peu ou pas d’investissement financier comme les solutions SaaS, pour lesquelles le prix d’entrée est modéré et la notion d’investissement moindre.
Que l’on veuille calculer le ROI ou le ROV, il y a deux éléments importants à considérer en premier lieu : le coût de la solution (ce qui semble évident) et le business model de la solution mise en place. Ensuite l’analyse quantitative et qualitatives de différents KPIs permettront de compléter le calcul.
Le Prix pour une solution On-premise ou Cloud
Que l’on veuille calculer le ROI ou le ROV, la première étape est de savoir clairement les coûts associés au projet que l’on analyse. Que la solution soit du type On-premise ou Cloud il est important d’avoir une vision globale des coûts, que ce soit les coûts « transparents » (par exemple l’achat de licences ou un abonnement mensuel) ou les coûts « cachés » qui découlent de l’utilisation de la solution dans le temps et qui sont très souvent omis.
Ces coûts ne seront pas les mêmes suivant le projet et suivant le type de solution choisie. Une solution On-premise aura beaucoup plus de coûts cachés qu’une solution Cloud, qui par définition ne nécessite pas ou peu d’installation technique (entre autres).
Coûts cachés et Coûts visibles, la théorie de l’iceberg
Explications:
Hardware : achat de serveur personnel, licences SQL, base de données, composants associés…
Employés IT : Pour supporter une solution On-premise souvent lourde, il est nécessaire d’avoir des employés qui vont spécifiquement travailler sur le maintien de cette solution : administrateur, installation de la solution sur le PC des utilisateurs, expert de base de données, employés IT…
Scalabilité : Sur des outils On-premise il est rare d’avoir de la scalabilité automatique ou des montées de version incluse dans le prix initial.
Si votre activité, ainsi que la volumétrie associée dans vos outils, connaissent une croissance soudaine (acquisition d’un nouveau marché…), il sera plus difficile d’apporter des modifications à votre architecture en place. En effet, augmenter la puissance de vos serveurs nécessitera des interruptions de services, des tests de non régressions du matériel installé, une procédure de bascule et de mitigation… Avec l’agilité du Cloud, la scalabilité (adaptation de la puissance en fonction du besoin) se fait simplement, rapidement en toute transparence pour les utilisateurs (avec seulement quelques minutes d’interruption).
Customisation et implémentation : Le temps de customisation et d’implémentation est en général plus long pour une solution On-premise. Pour une solution Cloud ayant peu de customisation, on parlera plutôt de paramétrage, découlant sur des temps de projet beaucoup plus court.
Formation : Lorsque l’on décide d’implémenter une nouvelle solution, qu’elle soit Cloud ou On-premise, il faut prendre en compte le coût des formations des équipes (temps passé, sessions de formations…). Pour certains outils simples, tel que Colibri, ces coûts-là sont modérés et sont inclus dans un « package » de mise en place. Il n’y a donc pas de risque de dérapage de budget.
Montées de version : lorsqu’une solution On-premise devient obsolète la nouvelle version proposée ne pourra s’adapter à la customisation propre de chaque client, il faut donc repartir sur un projet avec de la non régression ou sur une nouvelle solution. Parfois même, afin de disposer de ces nouvelles fonctionnalités ou version, vous serez amené à payer de nouvelles licences et un nouveau projet.
Sur une solution Cloud comme Colibri, les clients sont assurés de disposer à tout moment de la dernière version disponible. De même, toutes les fonctionnalités additionnelles et évolutions sont délivrées sans coût additionnel à ses clients.
Maintenance : Les opérations de maintenances et de correction applicatives sont mutualisées pour tous les clients dans le cas d’une solution Cloud. Ainsi, un bug remonté par un client sera corrigé et cette correction propagée à tous. Dans le cas d’une architecture On-Premise, ce n’est pas parce qu’un bug a été corrigé par l’éditeur que tous les clients disposeront de la correction. Cette correction, de surcroît, doit souvent être installée par les équipes IT, suivant une procédure, générant une intervention de service…
Indexation du prix : Pour une solution Cloud les prix peuvent être revus tous les ans. Il y a donc un risque de voir ses mensualités augmenter d’une année sur l’autre. Mais pour donner de la visibilité aux clients, très souvent, ces augmentations sont bornées suivant le contrat (indexation à l’indice Syntec par exemple). Il faut aussi noter que les éditeurs Cloud privilégient la fidélisation de leurs clients, et sont donc logiquement peu enclin à augmenter drastiquement leurs prix.
Pour évaluer le coût total d’un projet il est donc important de bien se poser la question des coûts associés indirects en plus du calcul des coûts élémentaires (licences, mensualités, projet d’implémentation…).
Le business model
Il est aussi important de comprendre quel est le business model de la solution choisie et de le prendre en compte lors du calcul du ROI ou ROV.
Typiquement : pour une solution Cloud, l’investissement de départ est très faible, mais, il faut payer un forfait de manière continue (abonnement mensuel). A l’inverse, dans le cas d’une solution On-premise, le coût d’entrée est bien plus important, et donc risqué si la solution ne correspond pas aux attentes. Il n’y a pas de mensualités, mais très souvent un coût de maintenance annuelle représentant un pourcentage du coût des licences (en général 20%).
La plus-value d’un certain business model
Le fait d’avoir une solution en mode SaaS plutôt que On-premise (ou vice-versa) peut aussi être source de valeur pour le client. Par exemple, une PME avec peu de moyens et une croissance importante préfèrera sûrement une solution Cloud, peu onéreuse et scalable dans le temps, plutôt qu’une solution On-premise plus lourde financièrement, et avec peu de scalabilité. Dans ce cas, la valeur qui découle d’avoir une solution Cloud peut être prise en compte lors du calcul ROV.
Risques associés
Le business model choisi est aussi associé à certains risques qu’il faut prendre en compte (au moment du choix de la solution mais aussi au moment du calcul du ROV).
En effet une solution On-premise, du fait de sa customisation et complexité, sera beaucoup plus longue à mettre en place qu’une solution Cloud (sans customisation et installation). On parle de 6 mois à 1 an pour une solution On-premise contre 2 à 4 mois pour une solution Cloud. De plus, le business model de licences, avec des temps de projet plus long rend le risque d’effet de tunnel plus important pour ces solutions. En effet, si la situation de l’entreprise évolue pendant la durée du projet la solution ne répondra peut-être plus, à termes, aux besoins des utilisateurs. De plus les coûts de licences et de projet étant très importants changer de solution l’année suivante ne sera pas aussi facile que si c’est une solution Cloud qui est mise en place. En général les éditeur SaaS demandent un engagement de 1 à 3 ans afin de justifier de mensualité à faible coût, c’est également un point à prendre en compte dans le calcul.
Relations client/éditeur
Enfin le business model peut aussi être un indicateur sur le type de relations éditeur/client. En effet, un outil en mode SaaS a besoin de garder ses clients qui renouvellent leurs abonnements tous les ans. Il faut donc que l’éditeur écoute ses clients, fasse évoluer régulièrement sa solution afin de garder de bon taux de satisfaction. Le mode Saas apporte une mécanique de relation plus proche du partenaire que de la relation client/fournisseur dans un même écosystème. A l’inverse, les solutions On-premise déplacent le rapport de force du côté éditeur. Ce dernier ayant touché une majorité de son revenu à la signature du contrat ou dès le début du projet.
Conclusion
Pour calculer le ROI ou ROV d’un projet IT la première étape est donc logiquement d’avoir une idée précise du coût de ce projet aussi bien des coûts visibles que cachés. Une analyse du business model de la solution choisie permettra par la suite d’analyser la valeur positive ou négative qui en découle.
La prochaine étape sera donc d’analyser les KPIs afin d’établir quelles sont les retombées quantitatives et qualitatives pour le projet en question.
*©ColibriSAS2018 – Le graphique a été réalisé grâce à l’expertise de consultants de l’entreprise VISEO ayant l’habitude d’implémenter des solutions de Supply Chain Management on-premise et Cloud, il doit bien sûr être adapté à l’entreprise et la solution en question pour être totalement pertinent.
Article également publié sur LinkedIn Pulse.
