En choisissant de mettre en place des rituels de communication bien définis, la supply chain peut échanger et collaborer plus facilement avec les autres services de l’entreprise. Notamment, avec les équipes marketing ou commerciales. Focus sur ces rituels à mettre en place pour bien communiquer, et sur le rôle clé d’un outil tel que Colibri S&OP dans cette démarche.
S&OP et rituels de communication
Dans le cadre du cycle S&OP, il est essentiel que les équipes de demand planning puissent bien communiquer avec les autres services.
Pour cela, il convient tout d’abord de disposer d’une base de données fiable, commune à tous.
Ensuite, c’est tout un rituel de communication qui doit être mis en place entre le supply chain planning, le marketing et le commerce.
- Si les échanges sont facilités avec le marketing, il sera plus facile de savoir précisément quels produits ou quelles séries seront supprimées ou lancées, quels canaux seront exploités pour la vente et dans quels pays, ou bien encore, quelles promotions et quels événements seront programmés.
- Si les échanges avec le service commercial sont plus fluides, il sera bien plus simple pour le demand planning d’avoir accès à des données qui enrichissent le processus, comme les situations financières des clients, les commandes à venir ou encore le positionnement des concurrents.
Supply chain planning : un processus de communication mensuel ritualisé
Idéalement, le supply chain planning doit donc reposer sur un processus mensuel ritualisé, qui se déclinera en plusieurs étapes, semaine par semaine.
La semaine 1 sera consacrée au marketing review. Il s’agira ici de collaborer avec les équipes marketing sur les grosses introductions ou retraits, sur l’évolution de l’assortiment et sur les promotions.
Au cours de la semaine 2, les équipes échangeront avec le service commercial. L’objectif : avoir une vision fine et ajustée des prévisions, selon le comportement client.
En semaine 3, il faudra décider de la stratégie opérationnelle à suivre sur les prochains mois. A ce stade, il s’agira notamment d’échanger sur les objectifs visés, comme le taux de service cible. Différents collaborateurs devront prendre part à cet échange : directeur financier, directeur de production, planificateur…
Enfin, au cours de la semaine 4, l’objectif sera de partager la vue de cette stratégie au cours d’une ou plusieurs réunions, à l’issue desquelles le plan S&OP sera acté avec la direction.
Parallèlement à ce processus mensuel, une revue hebdomadaire devra être mise en place pour la planification opérationnelle. Celle-ci sera effectuée aux côtés de tous ceux qui peuvent avoir un impact sur la planification : contrôleur qualité, approvisionneur, planificateur de production, gestionnaire de stock, commerce, directeur de production, ou encore manager des outils de production.
La mise en place d’un point hebdomadaire avec ces différents interlocuteurs permettra de garantir le partage d’informations et d’adapter le processus, notamment si un événement imprévu et potentiellement impactant venait à survenir.
Quels risques si aucun rituel de communication n’est mis en place ?
Si aucun rituel de communication n’est mis en place, l’information sera forcément mal transmise entre les services… l’entreprise risque alors de faire face à différentes situations critiques.
- Par exemple, les équipes de supply planning pourront travailler de nombreuses heures sur la planification sans prendre en compte une promotion du marketing… car elles n’en auront pas été informées.
- Ou bien encore, les collaborateurs ne sauront pas qu’un client est en récession et dans l’incapacité de passer de commande pendant plusieurs semaines. De ce fait, les prévisions seront faussées…
- Autre situation pouvant découler d’une mauvaise communication : les ruptures ou excès de stocks.
Dans tous les cas, ces événements sont synonymes de perte de chiffre d’affaires pour l’entreprise. De plus, ils génèrent de la non-productivité pour les équipes, des tensions et des conflits.
Pour toutes ces raisons, l’entreprise a donc tout à gagner à mettre en place de vrais process de communication ritualisés. Une démarche clé, qui implique toutefois une volonté de la direction et la désignation d’une personne centrale référente au niveau de la supply chain.
Cette démarche nécessitera aussi la mise en place d’une conduite de changement. Ainsi, l’adhésion des collaborateurs et l’adoption des nouveaux processus seront grandement facilités.
Faciliter la communication entre services grâce à Colibri S&OP
Marketing, commerce, supply chain… ces services qui collaborent ensemble ont chacun leur propre langage et leurs propres habitudes.
Le marketing va par exemple travailler au mois, sur des prévisions concernant des promotions ou des collections. Le service commercial va quant à lui se baser sur des prévisions par client, par pays ou par canal, avec éventuellement des chiffres d’affaires par trimestre. Enfin, la supply chain a tendance à travailler par article, de façon multicanale, avec différents types de prévisions et avec des unités spécifiques, notamment logistiques.
Un outil tel que Colibri S&OP tiendra lieu d’interface où chaque service pourra communiquer, sans avoir à parler nécessairement la même langue.
Sans un tel logiciel, les services travailleront « à l’ancienne », sur des tableurs. Excel est pourtant un outil peu intuitif, source d’erreurs, et qui ne facilite pas les échanges ! Ce logiciel fait en effet perdre beaucoup de temps à l’entreprise, qui perd ainsi en productivité et en énergie sur des tâches à faible valeur ajoutée…
A l’inverse, Colibri S&OP aide votre entreprise à gagner en agilité et à bien réagir aux différentes situations imprévues pouvant survenir au quotidien. Mise à jour quotidiennement, l’information circule mieux entre tous les services. La communication est optimisée et vous gagnez en performance !
Cloud natif, Colibri S&OP est collaboratif et multi-utilisateurs. Le logiciel permet aux différents salariés de travailler selon l’unité de leur choix : euros, dollars, litres, articles, clients… Vous pouvez, par ailleurs, choisir la maille de temps (semaine, mois, semestre, année) et le niveau d’agrégation (produit, famille de produits, business unit…) qui vous intéressent. Alors, vous cherchez une solution qui favorise la communication entre vos équipes pour une supply chain plus performante ? Contactez nos experts et obtenez dès à présent votre démo live !
